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Our Terms
TERMES ET CONDITIONS DE RÉSERVATION / CONTRAT DE LOCATION
1. Les propriétés sont proposées en location de vacances par French Gîte Holidays (l’Agent) au nom du propriétaire (le Propriétaire) au vacancier (le Client). Le client sera considéré comme la personne dont le nom apparaît comme nom principal sur le formulaire de réservation. Le nom du propriétaire ou celui de son représentant et leurs coordonnées ne seront communiqués au client que lorsque le paiement final du solde aura été reçu par l’agent. Le client comprend et accepte que l’agent agit au nom du propriétaire pour effectuer et confirmer les réservations, gérer les paiements (dépôt, solde et dépôt de garantie) et répondre à toute question concernant la réservation, mais que le contrat de location de vacances est entre le propriétaire et le client.
2. Pour réserver la propriété, le client doit remplir et soumettre le formulaire de réservation et de payer le dépôt non remboursable à l’agent (20% du montant total dû ou 100% si dans les 8 semaines avant le début de la période de location). Les propriétés sont annoncées en GBP ou en Euros à la préférence du propriétaire. Il pourrait être possible d’organiser le paiement dans d’autres devises sous réserve de frais de conversion de devise. Suite à la réception du formulaire de réservation et du paiement du dépôt, la confirmation de la réservation sera envoyée au client par courrier électronique. Ceci est l’acceptation formelle de la réservation par l’agent et par le propriétaire et en payant le dépôt, c’est l’acceptation par le client des termes et conditions de la réservation / contrat de location.
3. Le paiement du solde, ainsi que le paiement du dépôt de garantie (voir clause 6) est payable au moins 8 semaines avant le début de la période de location. Si le paiement intégral demandé n’est pas reçu à la date de l’échéance, l’agent se réserve le droit de notifier par écrit que la réservation est annulée et qu’aucun paiement déjà reçu ne sera remboursé.
4. Si le client est forcé d’annuler sa réservation de location de vacances, pour quelque raison que ce soit, dans les 8 semaines avant le début de la période de location, qu’il soit assuré ou non, le montant total de la location n’est pas remboursable. Si le client annule la location plus de 8 semaines avant la date de la periode de location, tout dépôt n’est pas remboursable, toutefois, lorsque c’est possible, l’agent essaiera de réserver les semaines annulées et de rembourser le client (à condition que l’agent ait été capable de relouer la propriété pour le même montant) moins un frais d’administration de 75€. Il n’y aura aucune exception à cela en aucune circonstance et pour cette raison le Client est fortement recommandé de souscrire une police d’assurance voyage complète (y compris une couverture annulation) et de couvrir intégralement les effets personnels de son groupe, la responsabilité civile, etc., parce que ceux-ci ne seront pas couverts par l’agent ou le propriétaire.
5. Si le client souhaite transférer la réservation vers une autre date au cours de la même année sans annuler la réservation, si possible, des frais de 75 € seront facturés pour couvrir les frais d’administration. Si la réservation est modifiée plus d’une fois, les frais seront facturés pour chaque changement de date. Il ne sera pas possible de transférer la réservation à une autre date une fois que le paiement du solde complet aura été reçu par le propriétaire. Les réservations ne peuvent pas être transférées aux années futures.
6. Un dépôt de garantie d’au moins 150 €, selon le propriété(s) réservé(s), sera demandé et sera remboursé en totalité ou en partie, normalement dans les 14 jours suivant la date de départ, et après vérification de la propriété. (Veuillez noter que des frais de conversion de devise peuvent être appliqués). Le coût de remplacement de toutes les ruptures, pertes ou dommages (à l’exception de ce qui est considéré comme une usure normale) sera déduit du dépôt de garantie et l’agent initialement agira de récupérer ces coûts du dépôt de garantie au nom du propriétaire. Si le dépôt de garantie est insuffisant pour faire face à ces coûts ou à cette responsabilité, tout montant supplémentaire doit être payé directement par le client au propriétaire. Toutefois, la somme réservée dans cette clause ne limite pas la responsabilité du client au propriétaire. Dans le cas où une telle réclamation est faite par le propriétaire, l’agent transmettra les détails de la réclamation au client. L’agent transmettra les détails de la réclamation du propriétaire. Si un litige survient, le propriétaire et le client communiqueront par la suite directement.
7. La période de location de vacances commence généralement à 17h00 le premier jour et se termine à 10h00 le dernier jour ou selon la définition du propriétaire. Ni l’agent ni le propriétaire ne sont obligé de proposer un hébergement avant l’heure indiquée et le client n’est pas autorisé à rester à la propriété après l’heure indiquée, sauf avec un accord préalable entre le propriétaire et le client.
8. Pour les raisons des assurances, de la réglementation anti-incendie et des taxes de séjour, le nombre maximum de personnes résidant dans la propriété ne doit pas dépasser ce qui a été indiqué sur le formulaire de réservation, sauf autorisation écrite de l’agent ou du propriétaire. Seules les personnes nommées sur le formulaire de réservation sont autorisées de rester sur place. Toute modification du formulaire de réservation (invités supplémentaires ou visiteurs du jour au lendemain) doit être convenue par écrit par l’agent ou par le propriétaire et un paiement supplémentaire (si nécessaire) doit être effectué avant leur arrivée.
9. Dans la plupart des cas, les propriétés sont des résidences principales ou secondaires, donc le client accepte d’être un locataire prévenant, de prendre bien soin de la propriété et, à la fin de la période de location, de la laisser dans un état de propreté dans lequel elle a été trouvée. Des frais de nettoyage supplémentaires peuvent être à payer sur place. Le client accepte de ne rien retirer de la propriété appartenant au propriétaire. L’agent et le propriétaire se réservent le droit de déduire du dépôt de garantie les frais de nettoyage supplémentaires si le client quitte la propriété dans des conditions inacceptables. Le client accepte également de ne pas agir de manière à causer des perturbations aux résidents des propriétés voisines. À l’arrivée si le client trouve la propriété dans un état inacceptable, il doit être signalé au propriétaire ou à son représentant dans les 24 heures suivant l’arrivée.
10. Le propriétaire ou son représentant se réserve le droit d’entrer dans la propriété à tout moment raisonnable pour effectuer l’entretien normal, qui peut inclure le jardinage, les travaux de nettoyage, l’entretien des piscines, etc. En aucun cas les clients ne doivent interférer avec un équipement de piscine (en particulier le système d’alarme de la piscine, le cas échéant) ou des matériaux ou autres équipements similaires. L’agent et le propriétaire se réservent le droit de prendre toute mesure pertinente, y compris la résiliation immédiate de la location et / ou le recouvrement des coûts, si des biens, y compris la piscine et ses terrains, sont utilisés de manière abusive. Par exemple, les dommages causés à la doublure ou à un autre équipement de la piscine, comme le système d’alarm, par la faute ou l’abus du client, volontairement ou par négligence ou autrement, seront intégralement à la charge du client, à concurrence du coût de remplacement de la doublure ou équipement et toutes les conséquences de celle-ci.
11. Tandis que l’agent fait tout ce qui est possible pour s’assurer que la description et les fonctionnalités offertes par le propriétaire sont représentées avec précision sur son site web et sur tout autre matériel publicitaire, il est entendu que des propriétés peuvent être modifiées, des installations retirées ou changé ou, dans des circonstances exceptionnelles, les propriétés peuvent être retirées de la location. Si le propriétaire doit annuler une réservation pour quelque raison que ce soit, l’agent s’efforcera de transférer la réservation à une autre propriété équivalente, si disponible, ou remboursera tous les paiements reçus par l’agent et le propriétaire.
12. Le client n’acquiert aucun droit sur la propriété, à l’exception de l’occupation en tant que locataire pour la période réservée. Le client n’a pas le droit de sous-louer la propriété.
13. Pour permettre une rectification rapide, le client doit signaler sans délai au propriétaire ou à son représentant les manques, les défauts ou les pannes d’équipement et d’appareils dans la propriété, le jardin ou la piscine et les dispositions pour la réparation et ou le remplacement sera faite par le propriétaire ou son représentant dès que possible. Si le propriétaire ou son représentant ne peut pas être contacté, le client peut contacter l’agent pour signaler la faute, qui essayera de contacter le propriétaire ou son représentant.
14. Les piscines sont normalement disponibles de la mi-mai à la mi-septembre, sauf indication contraire. Si la piscine est demandée en dehors de ces périodes, le client doit vérifier auprès de l’agent s’il est possible pour le propriétaire de fournir une piscine. Le chauffage de la piscine, s’il est disponible, peut parfois entraîner des frais supplémentaires à certains moments de l’année.
15. Ni l’agent ni le propriétaire ne seront responsables envers le client pour ce qui suit :
15.1 Tout défaut ou arrêt temporaire dans la fourniture de services publics, par exemple l’électricité ou l’eau à la propriété.
15.2 Toute perte, financière ou autre, dommage ou blessure résultant, mais sans s’y limiter: des restrictions de voyage ou de la mise en quarantaine imposées par le (s) gouvernement (s), annulation ou rééchelonnement par les compagnies aériennes, les ferries ou Eurotunnel, les conséquences de pandémies, les conditions météorologiques défavorables, émeutes, guerres, grèves et tout ce qui échappe à leur contrôle (force majeure).
15.3 Toute perte financière ou inconvénient causé au Client ou subi par lui si la propriété est détruite ou substantiellement endommagée avant le début de la période de location et dans ce cas, l’Agent et le Propriétaire doivent, dans les 14 jours suivant la notification au Client, rembourser au Client toutes les sommes déjà payées au titre de la période de location, à moins que l’agent ne soit en mesure de proposer une propriété alternative appropriée conformément à la clause 11.
16. La responsabilité de l’Agent ou du Propriétaire envers le client ne peut en aucun cas dépasser le montant payé pour la période de location.
17. Aucune responsabilité ne peut être acceptée par l’agent ou par le propriétaire en cas de blessure du client, du visiteur du client ou perte ou détérioration des biens du client ou de son visiteur.
18. Aucune responsabilité ne peut être acceptée par l’agent ou par le propriétaire pour toute perte ou dommage à un véhicule ou à son contenu.
19. Le stationnement de caravanes (motorisées ou non) et le camping sont interdits sur le terrain sans l’autorisation écrite du propriétaire.
20. Il est interdit d’amener des animaux sur la propriété sauf avec la permission écrite de l’agent ou du propriétaire. Lorsque les animaux sont autorisés, ils ne sont pas permis d’aller dans la piscine, sur les tissus d’ameublement ou dans les lits et les terrains doivent être laissés propres et exempts de déchets d’origine animale au moment du départ. Une déduction peut être prélevée sur le dépôt de garantie s’il est établi qu’elle n’est pas le cas. Pour certaines propriétés, un dépôt de garantie supplémentaire peut être exigé lorsque des animaux doivent être amenés sur les lieux.
21. Ni l’agent ni le propriétaire ne peuvent être tenus pour responsables de quelque blessure que ce soit et quelle que soit la cause de l’utilisation de la piscine. Les enfants doivent toujours être supervisés par un adulte responsable. Le nom du responsable du groupe est considéré comme étant entièrement et exclusivement responsable de tout membre du groupe lorsqu’il se trouve sur la propriété et plus particulièrement lorsque le pool est utilisé. Il est prévu que le client a pris connaissance des règles du propriétaire pour la piscine et de tout avis relatif à son utilisation et les avoir bien expliqués à chaque membre du groupe, en particulier aux groupes avec enfants.
22. Ces conditions de réservation sont entièrement régies par la loi française et seront considérées comme ayant été effectuées en France. Toute procédure découlant de ou en relation avec ces termes et conditions peut être portée devant tout tribunal de juridiction française compétente.
BOOKING TERMS AND CONDITIONS / RENTAL CONTRACT
1. The properties are offered for holiday rental by French Gîte Holidays (later referred to as the agent) on behalf of the property owner (later referred to as the owner) to the guest(later referred to as the client). The client will be deemed to be the person whose name appears as the lead name on the booking form. The owner or their housekeeper’s name and contact details will only be released to the client once the final balance payment has been received by the agent. It is understood and accepted by the client that the agent is acting in the name of the owner to effect and confirm bookings, manage payments (deposit, balance and security deposit) and answer any queries in relation to the booking, however the holiday rental contract is between the owner and the client.
2. To reserve the property, the client should complete and submit the booking form and then pay the requested non-refundable deposit to the agent (20% of the total amount due or 100% if within 8 weeks of the start of the holiday). The properties are advertised in GBP or Euros at the preference of the owner. It may be possible to arrange payment in other currencies subject to a currency conversion charge. Following receipt of the booking form and deposit, confirmation of the booking will be sent to the client by email. This is the formal acceptance of the booking by the agent and the owner and by paying the deposit it is the client’s acceptance of the booking terms and conditions.
3. The balance payment, together with the security deposit payment (see clause 6) is payable not less than 8 weeks before the start of the holiday rental period. If the full payment requested is not received by the due date, the agent reserves the right to give notice in writing that the reservation is cancelled and no payments already received will be refunded.
4. If the client is forced to cancel their booking, for any reason, within 8 weeks of the start of the holiday date, whether insured for this risk or not, the total rental amount paid (deposit and balance) is non-refundable. If the client cancels more than 8 weeks before the holiday date, any deposit paid is non-refundable, however, where possible, the agent will try and re-book the cancelled weeks and provide the client with a refund (providing the agent has been able to re-let the property for the same amount) less a £75 / €75 administration fee. There will be no exceptions to this under any circumstances and for this reason the client is strongly recommended to arrange a comprehensive travel insurance policy including cancellation cover and to have full cover for their group’s personal belongings, public liability, etc. as these will not be covered by the agent or the owner.
5. If the client wishes to transfer the reservation to another date in the same year without cancelling the booking, where this is possible, a fee of £75 / €75 will be charged to cover administration costs. If the booking is transferred more than once, the fee will be charged for each date change. It will not be possible to move the booking to another date once the full balance payment has been received by the agent and the owner. Bookings cannot be transferred to future years.
6. A security deposit from £150 / €150 upwards, according to the property(ies) booked, will be required and will be refunded in whole or in part, normally within 14 days after the departure date, after the property has been checked (please note that currency conversion fees may be applied). The replacement cost of all breakages, losses or damage (except what is considered to be normal wear and tear) will be deducted from the security deposit and the agent will initially act to recover these costs from the security deposit on behalf of the owner. Should the security deposit be insufficient to meet such costs or liability, any additional amounts are payable by the client directly to the owner. However, the sum reserved in this clause shall not limit the client’s liability to the owner. In the event that such a claim is made by the owner, the agent will forward details of the claim to the client. The agent will pass on the details of the owner’s claim. If a dispute arises then the owner and client will thereafter communicate directly.
7. The holiday rental period shall usually commence at 5pm on the first day and end at 10am on the last day or as defined by the owner. Neither the agent nor the owner shall be obliged to offer accommodation before the time stated and the client shall not be entitled to remain in occupation after the time stated unless by prior agreement between the owner and the client.
8. For insurance, fire regulations and tourist tax purposes the maximum number to reside in the property must not exceed what has been stated on the booking form, unless the agent and/or owner have given written permission. Only those people named on the booking form are permitted to stay at the property. Any variations to the booking form (additional guests or overnight visitors) must be agreed in writing by either the agent or the owner and extra payment made (if necessary) prior to their arrival.
9. In most cases the properties are primary or secondary residences, therefore the client agrees to be a considerate tenant and to take good care of the property and at the end of the rental period to leave it in the clean and tidy condition in which it was found. Extra cleaning charges may be payable locally. The client agrees to not remove anything owned by the owner from the property. The owner reserves the right to make a deduction from the security deposit to cover additional cleaning costs if the client leaves the property in an unacceptable condition. The client also agrees not to act in any way which would cause disturbances to those resident in neighbouring properties. On arrival if the client finds the property in an unacceptable condition, it must be reported to the owner or their housekeeper within 24 hours of arrival.
10. The owner or their housekeeper reserves the right to enter onto the property at any reasonable time to carry out normal maintenance, which may include gardening, cleaning work, swimming pool maintenance etc. Under no circumstances may clients interfere with any pool equipment (in particular the pool’s alarm system, if fitted) or materials or other similar equipment. The agent and the owner reserve the right to take any relevant action, including immediate termination of the rental and/or recovery of any costs, if any property including the swimming pool and its grounds are abused or misused. For example, damage to the liner or other equipment of a swimming pool such as the alarm system as a result of the fault or abuse by the client, either wilfully or negligently or otherwise, will be fully charged to the client up to the cost of replacement of the liner or equipment and any consequences thereof.
11. Whilst the agent makes every possible effort to ensure that the description and facilities offered by the owner are represented accurately on their website and on any other advertising or marketing material, it is understood by the client that occasionally properties may be altered, facilities withdrawn or changed or, in exceptional circumstances, properties may be withdrawn from letting altogether. Should the owner have to cancel a booking for any reason whatsoever, the agent will endeavour to transfer the booking to an alternative equivalent property, if available, or will refund all payments received by the agent and the owner.
12. The client acquires no rights whatsoever over the property excepting occupation as a holiday tenant for the period booked. The client does not have the right to sub-let the property.
13. To allow for prompt rectification, the client shall report to the owner or their housekeeper without delay any cleanliness issues, shortages, defects or breakdown of equipment and/or appliances in the property, garden or swimming pool, and arrangements for rectification will be made by the owner or their housekeeper as soon as possible.
14. Swimming pools are normally available for use from mid May to mid September unless stated otherwise; if the swimming pool is required outside of these time periods the client must check with the agent to confirm whether it is possible for the owner to provide pool facilities. Pool heating, if available, may sometimes carry an extra charge at certain times of the year.
15. Neither the agent nor the owner shall be liable to the client for the following:
15.1 Any temporary defect or stoppage in the supply of public services, for example electricity, water or internet to the property.
15.2 Any loss, financial or otherwise, damage or injury that is the result of, but not limited to the following: travel restrictions or quarantine imposed by Government(s), cancellations or rescheduling by airlines, ferries or eurotunnel, consequences of pandemics, adverse weather conditions, riot, war, strikes and anything else that is beyond their control.
15.3 Any financial loss or inconvenience caused to or suffered by the client if the property is destroyed or substantially damaged before the start of the rental period. In such an event the owner shall within 14 days of the notification to the client, refund to the client all sums previously received in respect of the rental period, unless the agent is able to offer a suitable alternative property as (per clause 11).
16. Under no circumstances shall the agent’s or the owner’s liability to the client exceed the amount paid for the holiday rental period.
17. No responsibility can be accepted by the agent or the owner for injury to the client, or visitor of the client, and/or loss or damage to the client’s or their visitor’s belongings.
18. No responsibility can be accepted by the agent or the owner for any loss or damage to any motor vehicle or its contents.
19. The parking of caravans (motorised or otherwise) or camping is not permitted on the property grounds without written permission of the owner.
20. The bringing of pets onto the property is forbidden except with the written permission of the agent or the owner. Where pets are permitted, they are not allowed in the swimming pool, on soft furnishings or beds and the grounds must be left clean and free from animal waste upon departure. A deduction may be taken from the security deposit if this is found not to be the case. For some properties an additional security deposit may be charged where pets are to be brought onto the premises.
21. Neither the agent nor the owner are liable for any injuries whatsoever and however caused with regard to the use of the swimming pool. Children should at all times be supervised by a responsible adult. The lead name of the group is deemed to be wholly and exclusively responsible for any member of the group whilst at the property and more specifically when the pool is being used. The client is expected to have read the owner’s rules for the swimming pool and any notices appertaining to its use and to have made these clear to each member of the group, particularly groups with children.
22. These booking terms and conditions are entirely regulated by French law and will be considered to have been made in France. Any proceedings arising out of or in connection with these terms and conditions may be brought in any court of competent French jurisdiction.
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